日々の仕事に合わせた支援
業務の流れに合わせ、扱う情報や関係者を確認しながら進め方を検討します。以下の五つの支援内容は、個別の状況に応じて必要な範囲をご相談いただくための案内です。
業務記録の分類整理
業務の種類と記録の用途を整理し、保管する対象を見分けるための分類軸を検討します。会議記録、作業報告、参照資料を一律に扱わず、探す場面に合わせた区分を考えます。
分類の呼び方を担当者間でそろえ、必要に応じて既存の一覧と対応を確認します。後から記録が増えても運用しやすい、無理のない構成を目指します。
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紙文書のファイリング
紙の書類を内容や利用頻度によって仕分け、ファイルの配置と見出しを整える支援です。利用する人が迷わず戻せる位置関係を重視します。
保管規程や機密情報の扱いを確認したうえで、ラベルの付け方や移動時の記録方法を検討します。書類を増やさないための整理も対象です。
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電子資料の体系化
電子資料のフォルダー階層や名称の付け方を見直し、必要な情報を探す手順を整理します。最新版と過去の版が混同されにくい区別も検討します。
既存の作業環境に合わせて運用できるようにし、無理なシステム移行は前提にしません。共有範囲やアクセス権限との整合にも注意します。
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管理台帳の更新支援
管理台帳の項目を確認し、更新の流れや記入のばらつきを整理する補助を行います。情報を増やすのではなく、現状と次の対応を読み取りやすくすることを重視します。
更新の担当と確認の時点を明確にし、複数人で使う場合の表記をそろえます。機密情報を必要以上に台帳へ転記しない方法も検討します。
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保存手順の整備
保存場所、更新時期、引き継ぎ時の確認事項を整理し、担当者が変わっても記録を扱いやすい運用を支えます。毎回説明し直す負担の軽減につながる手順を考えます。
保存期間などの法的判断はお客様の適用規程に従い、実際の運用方法を一緒に整理します。作った手順は使用する人の意見を踏まえて見直します。
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