ファイル名を決める前に整理したい三つの情報

何の記録か、いつの情報か、どの段階の資料か。名前の長さを増やす前に、探すときの手がかりを整理します。

どこから考えるか

まず「何を記録したものか」「いつの状態を示しているか」「どの段階の資料か」を区別します。同じ会議の資料でも、議題を検討するための案と確定後の記録では用途が異なります。見つける人が最初に知りたい情報を優先すると、ファイル名が必要以上に長くなることを避けられます。

具体的に整理する

例えば、資料の種類、対象期間、版の順に要素を配置し、日付表記は一つの形式に統一します。更新のたびに自由な言葉を付け足すより、決まった位置に版を置くほうが比較しやすくなります。名称に個人情報や機密の内容を直接書き込まない配慮も必要です。

継続して使うために

運用開始前には、複数の担当者が同じ資料に名前を付けて比べてみます。判断が分かれる箇所を短いルールにし、例外が発生したときの相談先も決めておきます。命名規則だけで検索性を解決しようとせず、フォルダー分類と台帳の項目を組み合わせることが大切です。

名称に含める項目は、資料の種類や対象期間、現在の状態を見分けるために使います。同じ内容を別の表記で保存していないか確認し、変更する場合は、関係する担当者に名称の対応が分かる一覧を残します。