紙と電子の記録を同じ分類で見つけるために

保管場所が違っても、分類の考え方をそろえることで確認の流れが分かりやすくなります。対応表と記録のつなぎ方を考えます。

どこから考えるか

紙の原本と電子ファイルでは保管方法が異なりますが、使う人が資料を探す目的は同じです。まず業務の種類や手続きの段階など、両方に共通して使える分類軸を選びます。紙だけを先に整理して電子側の名称を別の基準で付けると、あとから対応関係が見えにくくなります。

具体的に整理する

対応表には、資料の種類、紙の保管先、電子ファイルの保存先、確認担当者、更新日などを必要な範囲で載せます。紙のファイル番号と電子のフォルダー名を結び付ければ、実物を見る必要が生じた際も次の行動が分かります。ただし、すべての資料を電子化しなければならないという意味ではありません。

継続して使うために

整理後は、実際によく探す記録をいくつか選び、紙から電子、電子から紙の両方向で見つけられるか確認します。見つからない資料があるなら、分類名を増やすよりも既存の説明を明確にする方法を先に検討します。保管期限やアクセス権限は資料の性質と法令・社内規程に従って別途定めます。

紙と電子の両方に同じ資料がある場合は、どちらを更新の基準にするかも確認します。分類の呼び方が同じでも保存する場所は異なるため、管理する一覧に参照先を記録すると、探す手順を引き継ぎやすくなります。